Cómo proteger documentos con una firma digital en ONLYOFFICE Desktop Editors v.6.2

ONLYOFFICE Desktop Editors es una suite ofimática gratuita de código abierto que contiene visores y editores para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Además de trabajar sin conexión, es posible conectar la aplicación a la nube (ONLYOFFICE, Nextcloud, ownCloud, Seafile) y colaborar en documentos en línea. El repositorio de código está disponible en GitHub bajo licencia AGPL v.3.0.

La versión 6.2 de ONLYOFFICE Desktop Editors, recientemente lanzada, ha traído muchas actualizaciones

• Firma digital para verificar que el contenido del documento proviene de ti y no hay alteraciones.
• Posibilidad de conectar la aplicación a Seafile para la colaboración de documentos en línea.
• Documentación de la API que permite a los desarrolladores conectar la app con DMS de terceros.
• Validación de datos para controlar los parámetros de la información introducida en las celdas por otros usuarios.
• Tabla de figuras en los documentos para organizar fácilmente las ilustraciones y navegar entre ellas.
• Rebanadores para las Tablas Dinámicas que indican el estado de filtrado para entender qué datos se muestran en ese momento.
• Posibilidad de establecer un formato numérico personalizado para las celdas.
• Nuevas funciones: CRECIMIENTO, TENDENCIA, LOGEST, ÚNICO, MUNIT y RANDARRAY.
• Nuevas opciones de corrección en las presentaciones para elegir si quieres utilizar la autocorrección mientras escribes.

En este tutorial, aprenderemos a utilizar la firma digital en los editores de escritorio de ONLYOFFICE para proteger tus documentos.

Si no conoces la aplicación de escritorio ONLYOFFICE, aprende a instalarla en tu máquina Ubuntu desde este tutorial de HowtoForge ( paso 2). Si tienes Manjaro, consulta estas instrucciones.

Nota: Para poder firmar digitalmente documentos, necesitas un certificado de firma emitido por una Autoridad de Certificación. Los certificados proporcionan las claves utilizadas para validar la autenticidad de las firmas digitales.

Parte 1: Añadir una firma digital invisible

• Crea un nuevo archivo o abre el existente con el Editor de Escritorio de ONLYOFFICE.
• Cambia a la pestaña Protección.
• Haz clic en la flecha situada junto al botón Firma.
• Selecciona la opción Añadir firma digital.
• En la ventana que se abre, rellena el propósito de firmar el documento.
• Selecciona un certificado digital (archivos .crt y .key) y haz clic en Aceptar.

Una vez hecho esto, tu documento está firmado y protegido de la edición.

Este tipo de firma no es visible en el texto, pero puedes encontrar sus detalles y ajustes en la barra de herramientas del lado derecho, incluyendo el nombre del propietario del certificado, la fecha y la hora de añadir la firma, así como las opciones para eliminarla o aplicar otra.

Si alguien decide hacer alteraciones en el documento firmado, aparece un mensaje de advertencia diciendo que el archivo está protegido. Al hacer clic en Editar de todos modos, hacen que la firma no sea válida, por lo que sabrás que el contenido ha sido modificado intencionadamente.

Parte 2: Añadir una línea de firma

Una línea de firma es visible en el texto del documento y permite solicitar firmas a otros usuarios.

• Crea un nuevo archivo o abre el existente con el Editor de Escritorio de ONLYOFFICE.
• Coloca el cursor del ratón donde quieras que aparezca una firma.
• Pasa a la pestaña Protección.
• Haz clic en la flecha situada junto al botón Firma.
• Selecciona la opción Añadir línea de firma.
• En la ventana que se abre, rellena los campos necesarios: Nombre, Título del firmante, Correo electrónico e Instrucciones para el firmante.
• Si es necesario, marca la casilla Mostrar fecha de firma en la línea de firma.
• Haz clic en Aceptar y guarda el documento.

Una vez hecho esto, la línea de firma aparece en el documento. Puedes firmar el documento tú mismo o pedir a otros usuarios que lo hagan.

También es posible añadir varias líneas de firma según el número de firmantes. Si quieres tanto solicitar firmas como firmar el documento tú mismo, primero tienes que añadir todas las líneas de firma y luego firmar el documento.

Si los miembros de tu equipo reciben un documento que requiere su firma, verán una ventana emergente en la barra lateral derecha informándoles de que el documento debe ser firmado.

Para firmar el documento mediante este tipo de firma, haz doble clic en la línea de firma y elige Firmar en el menú abierto.

Puedes introducir tu nombre en el campo Nombre del firmante y formatear el texto eligiendo el tipo y tamaño de letra necesarios, o hacer clic en el botón Seleccionar imagen y subir una imagen que quieras utilizar como firma.

A continuación, previsualiza tu firma, selecciona un certificado digital (archivos .crt y .key) y haz clic en Aceptar. Una vez que esté listo, el documento estará protegido de la edición y todos podrán ver las firmas digitales añadidas.

Parte 3: Eliminar las firmas digitales

Para editar un documento protegido, haz clic en la opción Editar de todos modos en la ventana emergente del panel de la derecha. En este caso, se eliminarán todas las firmas digitales añadidas.

También puedes eliminar todas las firmas a través de la pestaña Archivo. Ve a la sección Proteger de la barra lateral izquierda y elige la opción Editar documento.

Para eliminar una de las varias firmas que contiene el documento

• Haz clic en el icono de Configuración de la firma en la barra lateral derecha.
• Haz clic en la flecha situada junto a la firma en cuestión.
• Elige la opción Eliminar firma en el menú.

Eso es todo! Ahora puedes garantizar un mayor nivel de seguridad para tus documentos utilizando firmas digitales.