Cómo crear formularios rellenables en ONLYOFFICE Docs 7.0
ONLYOFFICE Docs es una suite ofimática de código abierto distribuida bajo la licencia GNU AGPL v3.0. Comprende visores basados en la web y editores colaborativos para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones altamente compatibles con los formatos OOXML.
ONLYOFFICE Docs puede integrarse con varios servicios en la nube, como Nextcloud, Seafile, Redmine, Alfresco, etc., así como incrustarse en tu propia solución. Los editores también pueden utilizarse como parte de la solución completa de productividad ONLYOFFICE Workspace.
Con la última gran actualización, los desarrolladores de ONLYOFFICE han añadido la funcionalidad de formularios en línea que permite a los usuarios crear, colaborar y rellenar formularios para crear documentos a partir de plantillas. Los formularios se pueden exportar en PDF y DOCX rellenables.
En este tutorial, aprenderemos a crear un formulario rellenable con ONLYOFFICE Docs.
Novedades en ONLYOFFICE Docs 7.0
– OFORMs – Formularios online listos para rellenar.
– Protección con contraseña para libros y hojas de trabajo.
– Historial de versiones en hojas de cálculo.
– Ordenación de comentarios.
– Modo oscuro completo con lienzo oscuro.
– Autocorrección de hipervínculos en documentos y presentaciones.
– Exportación de presentaciones a PNG y JPG.
– Combinación de correo desde archivos locales y URLs.
– Atajos de teclado con sugerencias.
La comparación de documentos, la inserción de Controles de Contenido y las Vistas de Hoja están ahora también disponibles en la versión comunitaria gratuita del paquete.
Paso 1: Instalar ONLYOFFICE Docs 7.0
La forma más fácil de instalar la última versión de los editores con todas las dependencias es utilizar Docker. Tienes que ejecutar el siguiente comando:
sudo docker run -i -t -d -p 80:80 --restart=always onlyoffice/documentserver
Encuentra instrucciones detalladas en este tutorial de HowtoForge. En caso de que ya tengas instalado ONLYOFFICE Docs, actualízalo a la versión 7.0 siguiendo las instrucciones dadas aquí.
Puedes trabajar con los formularios dentro de tu entorno, así que cuando uses ONLYOFFICE Docs dentro de tu servicio en la nube. Por ahora, los formularios de ONLYOFFICE son compatibles con Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Plone, Liferay, Redmine, HumHub, Nuxeo y Chamilo. Puedes encontrar los detalles de la integración en la documentación de la API.
Paso 2: Crear una plantilla de formulario
Crea una plantilla de formulario en formato .docxf
– desde el espacio en blanco si necesitas preparar todo, incluido el texto, desde cero;
– desde un archivo .docx existente en caso de que ya tengas un documento/texto que necesites convertir en un formulario rellenable.
Además, puedes descargar una plantilla lista para usar, por ejemplo, un acuerdo de licencia de software o una propuesta de proyecto freelance, de la biblioteca de formularios gratuitos.
Paso 3: Añadir los campos del formulario
Pasa a la pestaña Formularios del editor para añadir los campos necesarios:
– Campo de texto para insertar cualquier texto.
– Cuadro combinado para elegir uno de los valores predefinidos de la lista y editar el valor seleccionado si es necesario.
– Lista desplegable para elegir uno de los valores predefinidos de la lista.
– Casilla de verificación para elegir todas las opciones que se aplican.
– Botón de radio para elegir sólo una de las opciones sugeridas.
– Imagen para insertar elementos visuales.
Paso 4: Ajustar las propiedades de los campos
Personaliza los campos para que tu formulario tenga el aspecto que necesitas. Mueve y gira los campos del formulario para colocarlos en el lugar adecuado del documento, cambia los colores de resaltado en la barra de herramientas superior.
Abre las propiedades de los campos en la barra lateral derecha:
– añade marcadores de posición y consejos para que tu formulario sea más fácil de rellenar;
– ajusta los colores del borde y del fondo;
– permite la entrada de varias líneas;
– especifica el límite de caracteres;
– establece el redimensionamiento automático del campo para que se ajuste al texto;
– aplicar el peine de caracteres que reparte el texto introducido por el usuario uniformemente a lo ancho del campo de texto;
– marcar un campo como requerido para que sea obligatorio rellenarlo;
– bloquear un campo para no cambiarlo accidentalmente mientras se trabaja.
Paso 5: Vista previa del formulario creado
Previsualiza el formulario resultante haciendo clic en el botón Ver formulario y comprueba que todo se muestra correctamente.
Paso 6: Guardar el formulario rellenable
Guarda la plantilla de formulario creada en formato .oform para compartirla y rellenarla online, o guárdala como un archivo PDF estándar para que otros usuarios puedan rellenarla con cualquier editor de PDF disponible.
¡Eso es todo! Así es como puedes crear fácilmente cualquier formulario rellenable con ONLYOFFICE Docs 7.0 y automatizar una parte de tu papeleo rutinario.